En este articulo describiremos el funcionamiento y características de nuestro modulo de egresos.
Para poder accesar a este modulo nos ubicamos en el menú del lado izquierdo  en la opción Compras y Proveedores, en dicho modulo se encuentran varias opciones:

  • Compras
  • Proveedores
  • Pagos
  • Categorías de Egresos

De igual forma puedes ingresar desde una forma más directa y rápido en la página Principal.

Compras.

Adquisición de mercancías que afectan tu Inventario.

Dentro del submódulo de Compras podrás visualizar las diferentes pestañas:

  • Resumen de Egresos
  • Compras
  • Órdenes de Compra
  • Gastos
  • Inversiones
  • Recibos de Nómina

Resumen de Egresos

El egreso es la salida de dinero de una empresa u organización.

En dicha pestaña encontrarás: 

Cuentas por Pagar en la moneda en la cual estés utilizando Gestionix, puede ser en 3 tipos: MXN, USD y EUR. 

Reporte Detallado: Te brinda el cliente al cual le debes pagar, el monto retrasado, únicamente te brinda 3 meses atrás, a partir de la fecha en la cual lo estás visualizando y el total, puedes generar la descarga de este archivo en Excel. Únicamente te mostrará los últimos 3 meses.

  • Actividades Recientes de tus movimientos: Te brinda si generaste una Compra, algún Pago a un Proveedor, Orden de compra, Gasto, Inversión o algún Recibo de Nómina. Puedes consultar hasta 32 movimientos en dicha tabla. 
  • Gráficas de los Egresos por Categoría y por Tipo. De este lado lo puedes validar por Mes y Año, lo puedes seleccionar en donde te indico el mes correspondiente, se afectan cada vez que generas una Compra, Gasto, Inversión o Recibos de Nómina.

Compras

Adquisición de mercancías que afectan tu Inventario.

Dentro de este apartado puedes visualizar las Compras que has realizado, en la parte principal te muestra

  • Todas: Encontrarás todas las compras realizadas de todos los estatus correspondientes.
  • Pagadas: Compras pagadas.
  • Pendientes: Compras que tengan un saldo pendiente por pagar.
  • Canceladas: Las Compras canceladas.

Puedes generar la descarga en Excel y PDF de la información que te brinda esta opción.

En cada movimiento se muestra un saldo correspondiente a la Compra, por ejemplo: Si la compra está en estatus Pagada se muestra a un lado izquierdo la moneda y el saldo pagado, pero si el estatus está en Pendiente temuestra cuanto saldo pendiente resta a un lado derecho del estatus y del lado izquierdo por cuanto está la compra.

Dando clic en la opción Buscar podrás generar un filtrado más a fondo de la información que desees visualizar y/o descargar en Excel o PDF, al finalizar das nuevamente clic en Buscar y te brindará la información que hayas seleccionado.

Puedes visualizar el filtrado que estás descargando en la parte de debajo de la opción Buscar.

Cancelación y Eliminación de Compra.

Para generar una Cancelación de Compra tienes que ingresar a la misma y dar clic en Cancelar, das clic en Sí, cancelar esta Compra, te puedes dar cuenta que si afecta al Producto en primera cuando tu generas la Compra y cuando cancelas la misma se descontará ese aumento en el Producto.

Cuando tu das clic en Sí, cancelar esta compra, cambiará el estatus de Pagado a Cancelado y se descontará tanto en tu cuenta bancaria afectada como en tu tabla de Movimientos del Producto.

Cuando tu das clic en Eliminar, eliminarás el registro de la compra y ya no la podrás recuperar, no aparecerá ni en las Canceladas, ten cuidado en esta parte.

Te brinda una segunda pantalla de si estás seguro y te indica que la acción no podrás deshacerse, puedes No eliminar o Sí, eliminar.

De igual forma ten en cuenta que el consecutivo seguirá tomando como si estuviera aún esa Compra.

Cuando generas la descarga en Excel te brinda la información sobre el Reporte Gestionix y Reporte de Productos. En el Excel puedes filtrar de igual forma la información.

Si generas la descarga en PDF te brindará la misma información del Reporte Gestionix,no te brinda el reporte de Productos y aquí no podrás filtrar es únicamente lectura.

Órdenes de Compra

Petición que le haces a tu Proveedor sobre mercancía, la cual puedes cambiar a Compra una vez que tu y el Proveedor la acepten.

Puedes validar las subpestañas de: Todas, Aceptadas, Pendientes y Canceladas. Te brinda la opción de generar la descarga en Excel y PDF

Si das clic en la opción de Buscar, puedes generar un filtrado de información sobre que deseas visualizar en el reporte o bien para descarga la información que tu desees seleccionar. Al terminar das clic en Buscar.

Cuando generas la descarga en Excel, puedes filtrar aún más la información, te brinda una pestaña que es el Reporte Gestionix, el cual te indica la información sobre la orden de compra y te brinda una segunda pestaña la cual es el Reporte de Productos, en él validas los Productos que indicaste en la orden de compra.

Si generas la descarga en PDF te brindará la misma información del Reporte Gestionix, no te brinda el reporte de Productos y aquí no podrás filtrar es únicamente lectura.

Vamos a ingresar a una Orden de Compra para que puedas visualizar las diferentes opciones que te brinda el archivo.

Dentro de una Orden de Compra podrás visualizar el estatus en el que se encuentra si está: Enviada, si ya la validó tu Proveedor, Aceptada, Cancelada, y Convertida ya en una compra. Te indico las opciones que te brinda el archivo de la Orden de Compra.

Te brinda la información de tu Proveedor y del Solicitante, sus datos Fiscales, puedes visualizar los Productos que pediste en la Orden de Compra así mismo: 

  • Total de la Orden de Compra
  • Fecha de Generación
  • Fecha de Entrega
  • Número de Orden de Compra
  • Moneda

Sucursal en la cual fue expedida

Editar: Puedes editar la Orden de Compra, agregando nuevos productos Modificar o cambiar el Proveedor, cambiar la fecha de entrega, condiciones de pago, Moneda, si la requieres guardar como borrador, volver a enviar o cancelar la acción. De igual forma puedes categorizarla, notas internas y notas visibles al Proveedor. Únicamente puedes Editar la Orden de Compra cuando no se ha aceptado, una vez que se acepte tanto por ti o tu Proveedor ya no podrás editarla y tendrás que hacer una nueva.  

Comentar: Puedes enviar comentarios de la Orden de Compra, de igual forma tu Proveedor cuando la recibe él puede Aceptar, Comentar y Descargar en PDF.

Cuando das clic en Comentar te abrirá una pequeña ventana para que agregues el comentario y des clic en Enviar o Cancelar si no lo deseas enviar. Se envía al correo que diste de alta en tu Proveedor.

Todos los comentarios aparecerán en la parte de arriba de las opciones de la Orden de Compra y cuando finalices aparecerán en la parte de abajo en el Historial de la Orden de Compra.

Así es como visualiza la información tu Proveedor. No es necesario que el Proveedor tenga una cuenta en Gestionix, se le hará llegar el correo indicando que tiene una Orden de Compra, únicamente tiene que dar clic en la parte anaranjada y lo direcciona a la parte del navegador para visualizarla.

Cuando el Proveedor o tú aceptan la Orden de compra se te avisará, en Gestionix aparecerá como Aceptada. En la campana de Notificación la podrás visualizar.

Y puedes Registrar como Compra para que cuando se realice la compra se Convierta.

Cuando la Conviertes a Compra en la parte del Historial de la misma te brinda desde que Orden de Compra se generó, tanto ingresando a la compra como ingresando a la Orden de Compra ya Convertida.

Enviar: Puedes generar nuevamente el envío de la Orden de Compra por si no le llegó a tu Proveedor.

Aceptar: Como te lo indicaba el Proveedor o tú pueden Aceptar la Orden de Compra para después Convertirla a Compra. Esta acción la realizas cuanto tú y el Proveedor están de acuerdo con lo marcado en la Orden de Compra.

Descargar: Puedes generar la Descarga de la Orden de Compra en PDF.

Cancelar: Puedes cancelar la Orden de Compra.  

Si generas la cancelación de la Orden de Compra, cuando la abra tu Proveedor le aparecerá Cancelada.

Proveedores

Los Proveedores son personas a las cuáles vas a generar una Compra de Productos para abastecer tu Empresa o Negocio.

En este submódulo podrás visualizar tus Proveedores en las pestañas te brinda las opciones: Más Recientes, Todos, Activos e Inactivos. Te brinda una pequeña barra de búsqueda por Nombre, RFC o Razón Social.

Hay un botón verde que dice +Proveedor para dar de alta y puedes dar clic en la flecha hacia abajo la cual te mostrará una opción +Importar (Gestionix te brinda una plantilla para que no estés ingresando 1 por 1 tus Proveedores, en esta plantilla podrás ingresar todos tus Proveedores de manera masiva).

Y los botones de Excel y PDF para Exportar la información de tus Proveedores. Si das clic en Eliminar en alguno de tus Proveedores se desactivará únicamente.

En las subpestañas podrás visualizar:

  • Más Recientes: Tus Proveedores más recientes que has añadido a tu sistema.
  • Todos: Todos tus Proveedores aunque se encuentren inactivos los vas a encontrar.
  • Activos: Tus Proveedores activos.
  • Inactivos: Tus Proveedores Inactivos

Cuando generas la descarga en Excel, podrás visualizar prácticamente toda la información del Proveedor, puedes generar un filtrado más a fondo de la información.

Cuando generas la descarga en PDF puedes visualizar toda la información que te brinda el Excel únicamente en Lectura, no puedes generar un filtrado más a fondo.

Si das clic en +Proveedor te brindará una nueva pantalla para que llenes los datos del mismo:

Información del Proveedor: RFC, Nombre y Nombre comercial, de igual forma podrás visualizar un pequeño botón que dice ¿Es extranjero? Por si tu Proveedor es Extranjero habilites esta opción, si no, déjala desactivada.

Datos de Contacto: Nombre, Correo Electrónico, Teléfono y Teléfono Móvil.

Dirección de Facturación: Calle, No. Exterior, No. Interior, Colonia, Localidad, Estado, Municipio, Código Postal, Referencia y País. Es recomendable que anexes todos los datos de tu Proveedor, si no cuentas con todos o únicamente una parte lo puedes ingresar.

GASTO

En Gestionix manejamos Egresos e Ingresos, los egresos son todas las salidas de dinero, una de las formas de registrar un egreso es como un gasto, lo definimos como la salida de dinero que no se agrega a inventario, puede ser Luz, agua, etc.

Se agrega de la siguiente forma: En el botón de + COMPRA hay una flecha , se despliega un menú con los tipos de egreso, ahí escoge la opción de Gasto.

Puedes ingresar los datos como proveedor, importe del gasto, y marcarlo como no pagado si es que deseas agregarlo a cuentas por pagar.

Una vez registrado lo encontraras en esta parte:

Si deseas cambiar de gasto a considerarlo Inversión solo ingresa al Gasto y dale clic en editar

Y esta la opción para cambiar a Inversión

Una vez que lo cambies dale clic en Guardar

Y aparecerá la leyenda que se cambió de forma correcta:

Y aparecerá en Gastos e Inversiones, sin embargo es importante considerar que aunque aparezca en ambos egresos, solo se considerara el final, es decir si lo cambiaste de inversión agasto, solo se considerará el gasto.

NOTA IMPORTANTE: La principal diferencia entre Gasto y Compra es que las compras afectan inventario y el Gasto no.

CATEGORIAS DE EGRESOS

Dentro de los egresos se encuentran las categorías y aparecerán cada que ingreses un gasto/compra para que puedas clasificar los tipos de egresos, y al final aparecerá el monto de la suma de cada uno de estos. Los agregas en esta parte:


Aparecerán en las categorías:

Y cuando agregues el gasto aparecerá en la sección de categorías:

Las inversiones en Gestionix se ingresan de la siguiente forma:

Puedes ingresarlo manualmente o adjuntar un XML

Si decides de forma manual ingresa los datos que te solicitan:

Las inversiones también se marcan como cobradas o no cobradas, si quieres que este pendiente y vayas anotando los pagos que se hacen quita la palomita en el renglón de Pagado

IMPORTACIÓN DE EGRESOS 

Los egresos como son los Gastos, Compras e Inversiones, pueden registrarse con o sin su comprobante fiscal, si vas a adjuntar la factura hay dos maneras de registrarlo:

1.- Forma Manual

2.- Descarga Masiva de Egresos

1- Forma manual:Es cuando agregaras solo un gasto de forma individual

Puedes tenerlo en tu maquina o esta el link para descarga del SAT

2.- Descarga masiva de egresos

En la página principal debes darle clic en la siguiente opción para que se despliegue un menú:

Y darle clic en Descargar XMLs de egreso

Saldrá la siguiente pantalla:

El RFC aparecerá por Default siempre y cuando hayas agregado los datos fiscales previamente de tu empresa, la contraseña es con la que ingresas al Portal del SAT y escoger el periodo que deseas consultar, una vez que ya están estos datos le das clic en Descargar.

Y aparecerán todos los egresos que tengas facturados a tu nombre en ese periodo:

Tienes dos opciones: Registrarlo como compra o gasto, como comentábamos se registra como compra si afectara inventario y si no se registra como gasto.

Cuando le des clic en alguna de las dos opciones se abrirá la opción de compra o gasto dependiendo lo que hayas elegido para que ingreses los datos y los agregas de forma manual, la diferencia es que traerá adjunto el XML.

Cuando los registres y si posterior vuelves a descargar ese periodo los que ya estén registrados aparecerán de esta forma:

Y esa opción es para que adjuntes el XML desde tu equipo. Se llenara de la misma forma agregando todos los datos y al guardarlo de igual forma lo puedes consultar en el apartado de gastos

También puedes obtener un reporte en Excel o PDF , de todos los gastos generados:

Y si deseas filtrar y buscas los gastos ya sea por una fecha determinada ve a la opción de buscar:

Y puedes filtrar por proveedor, fecha o estatus

Preguntas Frecuentes:

1.- ¿Si no me acepta la contraseña del SAT para la descarga que puedo hacer? 

R: Esa contraseña es con la que ingresas al portal del SAT, hay que verificar si la estas escribiendo correctamente en gestionix y si puedes entrar al portal del SAT.

2.- ¿Puedo cargar el mismo XML a dos egresos?

R: No, solo se puede registrar una vez, ya que si intentas cargarlo de nuevo te aparecerá que ya fue registrado.

3.- ¿Puedo editar un gasto? 

R: No, una vez creado un gasto no puedes cambiar nada de la información, tendrías que eliminarlo y volver a registrar.

4.- ¿Si ya registré un gasto, puedo adjuntar el XML después?

No, una vez registrado ya no se podrá agregar el XML, solo si manejas el modulo contable podrás agregarlo en la póliza que se genera de ese gasto.

5.- ¿Si cancelo un gasto, y registro uno nuevo puedo ocupar el mismo folio?

R: No, el folio cancelado no se puede ocupar de nuevo, no se libera se queda con la factura cancelada.

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